BAB 5

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Pendahuluan

                Perusahaan berada dalam satu lingkungan yang terdiri dari elemen-elemen yang berupa individu-individu atau organisasi-organisasi. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan tiap elemen tersebut.
                Dalam upaya mencapai keberhasilan di pasaran, para manajer sangat menyadari pengaruh dari para pelanggan dan pesaing perusahaan. Mereka berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus informasi. Sejumlah usaha awal berpusatkan pada arus informasi ke dan dari pelanggan-pelanggan perusahaan. Pandangan yang lebih luas mencakup elemen-elemen lingkungan yang lain, seperti para pemasok. Hubungan elektronik antara komputer perusahaan dengan komputer milik elemen-elemen lingkungan memampukan semua organisasi tersebut berfungsi sebagai suatu sistem informasi antar-organisasi.
                Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
                Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
                Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa kebijaksanaan tersebut di jalankan, aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO,IRM,SPIR, dan enduser computing. Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

Perusahaan dalam Lingkungannya
               
                Pada Bab 1 kita telah melihat bahwa sebuah perusahaan adalah suatu sistem fisik, yang dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah pereusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya.
Arus Sumber Daya Lingkungan

                Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Pada Bab 1 telah disebutkan bahwa sumber daya tersebut mencakup orang, material, mesin, uang dan informasi. Sumber daya mengalir pada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.
                Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh. Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah (untuk penelitian, misalnya), arus material kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan arus pekerja kepada pesaing (pegawai yang “dibajak” oleh perusahaan lain).

Keunggulan Kompetitif

                Istilah yang berkaitan denagn lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keunggulan kompetitif (competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya adalah perusahaan tidak sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Pandangan Awal tentang Keunggulan Kompetitif

                Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi  yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan yang disebut Sabre, American Hospital Supply dengan jaringan EDI (electronic data inter change), dan McKesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.

                Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif di atas.

1. Tidak ada satu pun perusahaan di atas yang puas  hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya. Tiap kali para pesaing segera menerapkan sistem yang serupa, sehingga mengurangi bahkan menghilangkan keunggulan yang telah dimiliki. Jangka waktu yang singkat dari sistem informasi strategis menuntut para pembuat sistem selalu siap meraih peluang sistem yang baru dan lebih baik.
3. Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka. Ini merupakan pendorong awal dari strategi keunggulan kompetitif, dan walaupun cara ini efektif, terdapat kemungkinan untuk mencapai hasil yang lebih lagi dengan mengambil pandangan yang lebih luas.

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi?

                Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan-perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang berdasarkan komputer, mereka berarti juga mengelola informasi mereka. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan menggambarkan suatu pendekatan positif penggunaan komputer.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi karena itu terdiri dari :

-          Perangkat keras komputer
-          Perangkat lunak komputer
-          Para spesialis informasi
-          Pemakai
-          Fasilitas
-          Database
-          Informasi


Siapa Mengelola Sumber Daya Informasi?

                Seperti kita telah lihat pada Bab 1, sejumlah perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek yang umum sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan perusahaan yang penting.

Chief Information Officer

                Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, dan COO , yaitu chief operating officer, juga telah dikenal. Pada tahun 1980-andiciptakan istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilahnya adalah CIO , yaitu chief information officer.
                Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut :

-          Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
-          Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga di undang.
-          Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
-          Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
-          Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
-          Jangan bersifat defensif.



Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan

            Walau seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan suatu rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

-          Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat men-capai keunggulan atas para pesaingnya dengan mengelola arus informasi.

-          Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area fungsional utama lain, seperti keuangan dan pemasaran.

-          Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.


-          Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis untuk perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

-          Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat suatu rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
-          Strategis untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.